这一步不能只听少数人的想法，得去多问问不同岗位的老师，平时处理学生事务时最头疼的是什么，哪些环节一直卡着流程。也可以找一些学生聊聊，他们觉得现在的办事方式有没有不方便的地方。把这些反馈汇总起来，整理成清晰的需求清单，这样后续选系统的时候才不会跑偏。

不能只看宣传资料说得好听，要实际去看看系统的操作界面是不是顺手，能不能和学校现有的其他系统打通。还要问问其他用过类似系统的同行，实际用起来有没有什么隐藏的问题，售后的响应速度怎么样。多对比几家，就能找到更贴合自己学校需求的方案。

正式开始实施的时候，得先确定好对接的负责人，两边的人要经常开碰头会，及时同步进度。搭建系统的过程中，要按照之前梳理的需求一个个核对，确保每个功能都能正常使用。还要安排不同岗位的老师提前试用，看看操作流程是不是和平时的工作习惯匹配，有没有哪里容易出错。

测试环节不能马虎。不仅要测单个功能能不能用，还要模拟实际工作中的完整流程，比如从学生提交申请到老师审批完成，整个链条是不是通顺。还要考虑到不同的使用场景，多个老师同时处理大量申请的时候，系统会不会卡顿。发现问题及时反馈调整，不要等上线了才来补救。

最后就是验收了。验收的时候要对照最开始的需求清单，一项一项检查是不是都实现了。还要确认数据已经顺利迁移过来，不会有丢失或者出错的情况。和厂商确认好后续的维护和升级计划，确保系统上线后能稳定运行。

整个学工系统上线的过程，其实就是把学校的实际需求一步步落地的过程，只要每一步都做扎实，就能顺利完成从调研到验收的全部工作。